مدیریت پروژه آنلاین | استفاده از پلتفرم‌های تحت وب برای بهبود عملکردها و نتایج

راهکارهای سنتی مدیریت پروژه را کنار بگذارید
ایجاد فهرستی از کارها و یادداشت‌برداری در روش‌های سنتی مدیریت پروژه کاری زمان‌بر است و در عین حال امکان بروز خطاها را افزایش می‌دهد. در واقع با ظهور ابزارهای آنلاین برای مدیریت پروژه این روش‌ها در سراسر دنیا کنار گذاشته شده‌اند. اگر شما هم هنوز برای مدیریت پروژه و نیروهای کاری به روش سنتی اقدام می‌کنید، در این مطلب به شما می‌گوییم چرا مدیریت پروژه آنلاین، روش بهتری است و چگونه می‌توانید عملکردها و نتایج را در این روش بهبود دهید.

مدیریت پروژه آنلاین چه معنایی دارد؟
مدیریت پروژه آنلاین (Online Project Management) به‌معنای استفاده از پلتفرم‌های تحت وب و نرم‌افزارهای آنلاین برای مدیریت و نظارت بر پروژه‌ها است. این ابزارها به مدیران در برقراری ارتباط بهینه با اعضای تیم‌های کاری و نظارت بر تسک‌ها کمک می‌کند و در عین حال باعث صرفه‌جویی در هزینه و زمان می‌شوند. از سوی دیگر با استفاده از این ابزارها می‌توانید در هر زمان و مکانی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشید و حتی نیروهای دورکار را به‌خوبی هدایت کنید.

مدیریت پروژه آنلاین به چه کسانی پیشنهاد می‌شود؟
استفاده از روش مدیریت پروژه آنلاین راهکاری مفید برای همه انواع کسب‌وکارها است. در واقع هر جایی که بتوان کاری را در قالب یک پروژه تعریف کرد می‌توان از ابرازهای آنلاین برتر مانند پلتفرم میزیتو برای مدیریت آن استفاده کرد. بنابراین کسب‌وکارهایی مانند صنایع تولیدی (کارخانجات و کارگاه‌ها)، شرکت‌های بازاریابی، شرکت‌های توسعه نرم‌افزار، شرکت‌های ساخت‌وساز و ... می‌توانند از این ابزارها برای بهبود عملکرد استفاده کنند.

مدیریت پروژه آنلاین چه مزایایی دارد؟
یک سیستم آنلاین مدیریت پروژه به کمک ابزارهای خود گردش کار تیم شما را ردیابی می‌کند و قابلیت‌های ارتباطی را افزایش می‌دهد. این سیستم به شما و همکارانتان نشان می‌دهند هر یک از اعضای تیم چه وظایفی دارند، چند تسک را انجام داده‌اند، برای هر تسک چقدر زمان صرف کرده‌‌اند و چه کارهایی در ادامه باید توسط چه کسانی انجام شوند. با استفاده از این اطلاعات تصمیم‌گیری برای بهبودها و تغییرات نیز با دقت بالاتری انجام می‌شود. در ادامه با برخی از مزایای روش مدیریت پروژه آنلاین آشنا می‌شویم.

برنامه‌ریزی آسان‌تر با مدیریت پروژه آنلاین
متد مدیریت پروژه از هر نوعی که باشد، برنامه‌ریزی یکی از مهم‌ترین مراحل آن است. پلتفرم‌های مدیریت پروژه دارای ابزارهای مختلفی برای ایجاد یک نمای بصری از پروژه به‌عنوان یک کل هستند. همچنین می‌توان با استفاده از آن‌ها یک پایگاه داده آنلاین ایجاد کرد. بنابراین با استفاده از این پلتفرم‌ها می‌توانید اهداف پروژه، وظایف، وابستگی کارها، تقدم و تاخر تسک‌ها و ... را تعیین کنید.

بهینه‌سازی ارتباطات بین نیروهای کاری و مدیریت
سیستم‌های مدیریت پروژه دارای ابزارهای مختلفی برای ارتباطات آنلاین هستند. برای مثال دیگر نیازی نیست انبوهی از ایمیل‌ها را برای پیگیری وظایف به تعداد بالایی از کارمندان ارسال کنید و منتظر جواب باشید. زیرا در این سیستم همه اعضا به‌طور همزمان با هم در ارتباط هستند و می‌توانند از انواع ابزارهای چت داخلی با روش‌های متنی، صوتی و ویدئویی استفاده کنند. حتی امکان ارسال انواع فایل نیز در این سیستم‌ها برای نیروهای کاری وجود دارد.

توزیع کار موثر
در هر روز کاری، نیروها می‌توانند با نگاهی به ابزار مدیریت پروژه آنلاین پیشرفت کار خود را بررسی کنند. همچنین مدیران با دسترسی ایجاد شده می‌توانند وظائف جدید را افراد واگذار کنند. بنابراین کارکنان با توجه به اولولیت‌ها کار خود را آغاز می‌کنند. این پلتفرم‌ها همچنین دارای ابزارهایی برای یادآوری خودکار پیش از مهلت مقرر برای انجام وظائف هستند.

پیوستن آسان‌تر نیروهای جدید به پروژه
در بسیار از مواقع برای وظائف جدید نیاز به جذب نیروهای جدید داریم. در این زمان، هر نیروی جدید به‌سادگی و در کمترین زمان ممکن می‌تواند پروژه را در قالب یک مجموعه کامل بررسی کند؛ این یعنی دسترسی به اطلاعات برنامه‌ریزی پروژه، درک اهداف پروژه، کارهای انجام شده و کارهای باقیمانده و وظایفی که بر عهده او قرار داده شده است. از سوی دیگر نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین آموزش ساده‌ای دارد و نیروهای جدید به‌راحتی می‌توانند کار با آن را بیاموزند.

پلتفرم مدیریت پروژه برتر دارای چه قابلیت‌هایی است؟
خودکارسازی وظائف مدیریتی یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین است. این سیستم‌ها برای ایجاد چنین شرایطی دارای ابزارهای مختلفی هستند که مدیریت وظایف در یک روز شلوغ کاری را آسان‌تر می‌کنند. بنابراین در زمان انتخاب بهترین پلتفرم‌ها در این زمینه باید قابلیت‌ها و ابزارهای داخلی آن را بررسی کنید.

در ادامه با برخی از این ابزارها آشنا می‌شویم:
•    ابزارهای برنامه‌ریزی پروژه: بهترین سیستم مدیریت پروژه، واگذاری وظایف به اعضای تیم و تعیین اولویت‌ها و مهلت‌ها را امکان‌پذیر می‌کند
•    ابزارهای همکاری تیمی: شامل قابلیت اشتراگ‌گذاری فایل، تقویم پروژه آنلاین، لیست مخاطبین، داشبورد برای اعضای تیم، گزینه‌های چت و ... می‌شود
•    ابزارهای ردیابی زمانی: این ابزارها کمک می‌کنند تا شما و اعضای تیم تمام وظائف انجام شده، در حال انجام و باقیمانده را روی بردار زمان مشاهده کنید. همچنین امکان ثبت زمان صرف شده برای هر تسک وجود دارد
•    ابزارهای گزارش‌نویسی: این پلتفرم‌ها دارای ابزارهای گزارش‌نویسی قابل تنظیم هستند
•    ابزارهای مدیریت بودجه و منابع: با استفاده از این ابزارها مدیران می‌توانند در تخصیص بودجه و منابع موفق‌تر عمل کنند

میزیتو؛ برترین ابزار مدیریت پروژه آنلاین
اگر به‌دنبال پلتفرمی کاربردی با انبوهی از ابزارهای داخلی برای مدیریت آنلاین پروژه‌های خود هستید، میزیتو گزینه‌ای ایده‌آل برای شما است. میزیتو یک پلتفرم تحت وب و دارای نرم‌افزار موبایلی است که مدیران و نیروهای کاری می‌تواننند از هر جا و در هر زمان به آن دسترسی داشته باشند. از ابزارهای این پلتفرم نیز می‌توان به ابزار چت داخلی، ویژگی‌های مانیتورینگ پروژه، ایمیل داخلی، بورد پروژه، ابزارهای ایجاد پرونده، ابزار یادداشت، هشدارها و ... اشاره کرد. برای استفاده از این قابلیت‌ها می‌توانید همین الان در سایت مجموعه ما ثبت نام کنید.

سوالات متداول
در زمان انتخاب پلتفرم مدیریت پروژه به چه مواردی دقت کنیم؟
پیش از هر چیز باید نیازهای مجموعه و پروژه را در نظر بگیرید و سپس به‌دنبال قابلیت‌هایی مانند ایجاد گزارش‌ها، امکانات نمایش بصری وظائف، ردیابی زمانی پروژه و وظائف، ابزارهای ارتباطی، مدیریت هزینه و ..و باشید.
چرا استفاده از روش مدیریت آنلاین ایده خوبی است؟
این روش مزایای فراوانی نسبت به روش‌های سنتی دارد که شامل بهبود برنامه‌ریزی و زمان‌بندی، افزایش تعامل بین اعضای تیم‌ کاری، نظارت آسان‌تر بر وظایف، کاهش ریسک‌ها و افزایش بهره‌وری می‌شوند.
آیا همه اعضای گروه به همه اطلاعات و ابزارهای پلتفرم دسترسی دارند؟
پلتفرم‌های مدیریت پروژه دارای امکان تعیین سطوح دسترسی هستند.